บทที่ 5 การจัดการ Files & Folders

บทที่ 5 การจัดการ Files &  Folders

	1. รู้จักกับไอคอน (Icons) ไฟล์ (Files) และโฟลเดอร์ (Folders) การทำงานในระบบปฏิบัติการ Windows XP จะแสดงคำสั่ง หรือโต้ตอบกับผู้ใช้ด้วยรูปภาพ และตัวอักษร ซึ่งการจดจำคำสั่งต่างๆ นั้น ผู้ใช้สามารถจดจำรูปภาพได้ดีกว่าตัวอักษร ผู้ใช้จึงต้องทำความรู้จักกับรูปภาพต่างๆ เหล่านี้ ไอคอน (Icons) หมายถึง สัญลักษณ์ที่แสดงเป็นรูปภาพ อาจจะเป็นสัญลักษณ์ของโปรแกรม อุปกรณ์ หรือ ข้อมูล ซึ่งแบ่งออกเป็นประเภทใหญ่ๆ ได้ดังนี้  Drive Icon เป็นไอคอนที่ใช้แสดงชนิดของหน่วยขับ หรือหน่วยบันทึกข้อมูล  เช่น หน่วยขับแผ่นบันทึกข้อมูลแบบแข็ง (Hard drive) หมายถึง  หน่วยขับแผ่นบันทึกข้อมูลแบบอ่อน  (Floppy drive) หน่วยขับแผ่นซีดี (CD-ROM drive) Folder Icon โฟลเดอร์ไอคอน  เป็นที่ที่ใช้ โปรแกรม  ไฟล์ข้อมูล หรือแม้แต่ สร้างโฟลเดอร์ย่อยๆ  ซึ่งในเครื่องคอมพิวเตอร์หากมีการจัดเก็บไฟล์ต่างๆ ไว้ในโฟลเดอร์ อย่างเป็นหมวดหมู่  จะเป็นการจัดเก็บไฟล์ข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ  จะทำให้สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยในโฟลเดอร์สามารถที่จะสร้างโฟลเดอร์ย่อยๆ ได้ตามต้องการ เพื่อใช้ในการแบ่งเก็บไฟล์ข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ ไม่ปะปนกัน โฟลเดอร์ที่เก็บเฉพาะไฟล์ข้อมูลเท่านั้น เช่น โฟลเดอร์ My Documents  โฟลเดอร์ที่สามารถใช้งานร่วมกันได้ระหว่างผู้ใช้ที่เชื่อมต่อเครือข่าย โฟลเดอร์สำหรับเก็บโปรแกรมและข้อมูลทั่วไป  Program Icon ใช้แสดงโปรแกรม ซึ่งสัญลักษณ์ของแต่ละโปรแกรมจะไม่เหมือนกัน เช่น สัญลักษณ์ของโปรแกรม Microsoft Word สัญลักษณ์ของโปรแกรม Adobe Photoshop Document Icon สัญลักษณ์แฟ้มข้อมูล ที่สร้างจากโปรแกรมต่างๆ สัญลักษณ์ของไฟล์ที่สร้างจากโปรแกรม Microsoft Word สัญลักษณ์ของไฟล์ที่สร้างจากโปรแกรม Microsoft Excel สัญลักษณ์ของไฟล์ที่สร้างจากโปรแกรม Microsoft PowerPoint สัญลักษณ์ของไฟล์เอกสารที่ดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ต 1.1 มุมมองการจัดข้อมูล ไฟล์ เปรียบได้กับเอกสารแต่ละฉบับที่จัดเก็บข้อมูลต่างๆ เอาไว้  ในเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งจะมีไฟล์อยู่จำนวนมาก หากเก็บไฟล์ต่างๆ เหล่านั้นปะปนกัน จะทำให้ไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ในเวลาอันรวดเร็ว ซึ่งต้องใช้เวลาในการค้นหาอีก ดังนั้น จึงควรเก็บไฟล์ต่างๆ เหล่านี้ไว้ในโฟลเดอร์ (folder) ซึ่งโฟลเดอร์ เป็นเพียงแหล่งที่ใช้ในการเก็บข้อมูลเปรียบเสมือนเป็นห้องให้ผู้ใช้เก็บเอกสารต่างๆ ลงไปนั่นเอง โฟลเดอร์ โฟลเดอร์ จะแบ่งเป็นลำดับชั้น  จากชั้นบนสุด แล้วสามารถแตกแยกโฟลเดอร์ในระดับรองๆ ลงมาได้ตามความต้องการของผู้ใช้  โดย   รูปแบบการจัดการโฟลเดอร์ในลักษณะนี้ เรียกว่าเป็น "ระบบตามลำดับชั้น" (Hierarchy) ตัวอย่างผังการจัดเก็บข้อมูลแบ่งเป็นระดับต่างๆ
	2. การดูข้อมูลในโฟลเดอร์ด้วย My Computer ผู้ใช้สามารถดูรายละเอียดที่เกี่ยวกับทรัพยากร หรือข้อมูลต่างๆ ในเครื่องคอมพิวเตอร์โดยการใช้ My Computer ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้ ... 1.      คลิกปุ่ม   บนแถบงาน (Taskbar) หรือ กดแป้น <Ctrl>+<Esc> 2.      คลิกเลือก My Computer 3.      จะปรากฏหน้าต่าง My Computer ให้ดับเบิลคลิกที่ไดร์ฟหรือโฟลเดอร์ที่ต้องการดูข้อมูล 4.      ไอคอนที่ปรากฏจะเป็นไอคอนที่อยู่ภายใต้ไดรฟ์หรือโฟลเดอร์ที่ผู้ใช้เลือก   สำหรับหน้าต่างหรือวินโดว์ที่แสดงทรัพยากรต่างๆ ของ Windows.XP เช่น หน้าต่าง My Documents จะมีส่วนประกอบเพิ่มขึ้นมา ดังนี้ ... ทูลบาร์ (Toolbar) คือ ปุ่มคำสั่งต่างๆ ที่มักเรียกใช้งานบ่อยๆ ทำให้สามารถทำงานได้สะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น แอดเดรสบาร์ (Address bar) คือ แถบที่ผู้ใช้สามารถพิมพ์ตำแหน่งที่เก็บข้อมูล เพื่อเปิดดูอย่างรวดเร็ว ทาสก์เพน (Task Pane) คือ ส่วนที่แสดงคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่กำลังทำอยู่ เช่น ชอร์ตคัต (Shortcut) ไปยังโฟลเดอร์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกัน หรือรายละเอียดของทรัพยากรที่เปิดอยู่
	3. การกำหนดรูปแบบการแสดงไฟล์และโฟลเดอร์ ผู้ใช้สามารถกำหนดรูปแบบการแสดงไฟล์ และโฟลเดอร์ให้เหมาะสมกับการทำงาน ซึ่ง Windows.XP มีรูปแบบการแสดงไฟล์และโฟลเดอร์ให้เลือกหลายรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป โดยมีขั้นตอนต่างๆ ดังนี้ ... 1. คลิกเลือกเมนู View หรือคลิกปุ่มขวาของเมาส์บริเวณพื้นที่ว่างๆ เลือกคำสั่ง View 2. เลือกรูปแบบการแสดงไฟล์และโฟลเดอร์ที่ต้องการ มีอยู่ 5 แบบ ดังนี้ Thumbnails เป็นการแสดงไอคอนเป็นภาพขนาดใหญ่ เหมาะกับการแสดงไฟล์รูปภาพ เพราะมุมมองนี้จะทำให้เห็นรูปภาพได้ โดยไม่ต้องเปิดไฟล์ Tiles เป็นการแสดงไอคอน ชื่อไอคอน ประเภทของไอคอน พร้อมขนาดของไฟล์ Icons เป็นการแสดงไอคอนขนาดเล็ก และชื่อไอคอน โดยเรียงจากซ้ายไปขวา List เป็นการแสดงไอคอนขนาดเล็ก เหมือนกับมุมมอง Icons แต่จะเรียงจากบนลงล่าง Details เป็นการแสดงไอคอนขนาดเล็ก เหมือนกับ List แต่จะมีรายละเอียดของไฟล์ คือ ขนาด ประเภท วันและเวลาที่แก้ไขล่าสุด อย่างครบถ้วน
	4. การจัดเรียงไฟล์และโฟลเดอร์ ผู้ใช้สามารถจัดเรียงไฟล์และโฟลเดอร์ได้ตามความต้องการ เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการค้นหา ดังขั้นตอนต่อไปนี้ ... 1. คลิกเลือกเมนู View หรือ คลิกปุ่มขวาของเมาส์บริเวณพื้นที่ว่างๆ 2. คลิกเลือก Arrange Icons by 3. คลิกเลือกคำสั่งการจัดเรียงตามรูปแบบที่ต้องการ มีอยู่ 4 แบบ ดังนี้ แบบเรียงตามชื่อ (Name) แบบเรียงตามขนาดของไฟล์ (Size) แบบเรียงตามชนิด (Type) แบบเรียงตามวันที่ที่ทำการแก้ไขครั้งล่าสุด (Modified)
	5. การฟอร์แมตแผ่นบันทึกข้อมูลแบบอ่อน (Floppy disk) การฟอร์แมตแผ่นบันทึกข้อมูลแบบอ่อน เป็นการปรับโครงสร้างการเก็บข้อมูลของแผ่นบันทึกข้อมูลให้สามารถใช้งานได้กับระบบปฏิบัติการWindows. ซึ่งถ้าแผ่นบันทึกข้อมูลที่นำมาฟอร์แมตมีการบันทึกข้อมูลอยู่แล้ว จะทำให้ข้อมูลเดิมที่บันทึกไว้ถูกลบออกจากแผ่นบันทึกข้อมูลทั้งหมด การฟอร์แมตแผ่นบันทึกข้อมูลนั้น ให้ผู้ใช้ใส่แผ่นบันทึกข้อมูลที่ในหน่วยขับ (Drive) แล้วทำตามขั้นตอนดังนี้ ... 1.      คลิกปุ่ม Start 2.      เลือก My Computer เพื่อดูหน่วยขับต่างๆ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ 3.      คลิกปุ่มขวาของเมาส์ที่หน่วยขับ A: เลือกคำสั่ง Format 4.      ถ้าต้องการตั้งชื่อแผ่นบันทึกข้อมูล ให้พิมพ์ชื่อลงในช่อง Volume label 5.      กำหนดรูปแบบการฟอร์แมตในกรอบ Format options Quick Format เป็นเพียงการลบข้อมูลในแผ่นบันทึกข้อมูล แต่จะไม่ตรวจหาความเสียหายในแผ่นบันทึกข้อมูล เหมาะสำหรับในกรณีที่ผู้ใช้ต้องการลบข้อมูลเดิมออกจากแผ่น และแน่ใจว่าแผ่นนั้น ไม่มีความเสียหายใดๆ Enable Compression จะทำการบีบอัดโฟลเดอร์ และไฟล์ที่มีอยู่ในแผ่นให้มีขนาดเล็กลง (.ใช้เฉพาะกับแผ่นดิสก์ที่มีระบบไฟล์แบบ NTFS เท่านั้น) Create and MS-DOS startup disk เป็นการสร้างแผ่นบูตระบบ 6.      คลิกปุ่ม  Start จะปรากฏแถบพื้นที่การฟอร์แมต เมื่อเสร็จแล้วจะมีการแจ้งให้ทราบ ให้คลิกปุ่ม OK